Capsule #4
Créer un ordre du jour à partir d'un fil de discussion
Transformez n'importe quel échange par courriel ou messagerie en un ordre du jour structuré et prêt à l'emploi.
Le défi
Les échanges s’accumulent dans un fil de discussion, les sujets se croisent, certaines priorités restent implicites, et il devient difficile de préparer un ordre du jour clair et partagé avant une réunion.
Ce que cette capsule vous apporte
Cette capsule vous aide à transformer, en moins de 10 minutes, un fil de discussion en un ordre du jour structuré, priorisé et directement exploitable, en mettant en évidence les sujets à traiter, leur objectif, et les points qui nécessitent une décision, un arbitrage ou une clarification en réunion.
« Une réunion sans ordre du jour est une conversation qui se cherche. » — Patrick Lencioni
Quand utiliser cette capsule
- Préparer une réunion de suivi après un échange par courriel
- Structurer une rencontre d'équipe à partir de discussions Slack ou Teams
- Organiser un point de décision après plusieurs échanges informels
- Clarifier les attentes avant une réunion client ou partenaire
Ce dont vous aurez besoin
- Un fil de discussion à analyser (courriel, Teams, Slack ou autre)
- La liste des participants attendus
Quel outil utilisez-vous ?
Copiez-collez ce prompt dans votre outil
Analyse ce fil de conversations et génère un ordre du jour structuré pour une réunion à venir.
Structure demandée :
1. Objectif de la réunion
– Une phrase décrivant le but principal, tel qu’il ressort explicitement du fil.
2. Points à discuter
– Liste numérotée comprenant, pour chaque point :
– Sujet (titre court)
– Contexte (1 à 2 phrases résumant l’enjeu, basé uniquement sur le fil)
– Responsable de la discussion (si identifiable)
– Temps alloué (uniquement si une durée de réunion est explicitement mentionnée dans le fil)
3. Décisions à prendre
– Les décisions explicitement mentionnées dans le fil comme devant être tranchées pendant la réunion.
– S’il n’y en a pas, indiquer « non spécifié ».
4. Préparation requise
– Ce que les participants doivent lire ou préparer avant la réunion, uniquement si cela apparaît dans le fil.
Contraintes importantes :
– N’invente aucun sujet, décision, responsable, durée ou préparation absents du fil.
– Utilise uniquement les informations et les noms présents dans le fil.
– Si une information est absente ou ambiguë, indique « non spécifié ».
– Ton professionnel et concis.Rappel : l'IA peut se tromper. Relisez toujours le contenu avant de le partager.
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