Capsule #10
Documenter le départ d'un employé (offboarding)
Générez une grille de transfert de connaissances personnalisée en 2 minutes à partir d'une simple description de poste
Le défi
Un employé clé annonce son départ. Faute de structure, le transfert de connaissances se fait à l’improviste : on oublie des sujets critiques, l’employé ne pense pas à tout mentionner, et les bonnes questions arrivent trop tard. Résultat : des informations clés disparaissent avec lui et des semaines de productivité sont perdues à reconstituer ce qui aurait pu être capturé en amont.
Ce que cette capsule vous apporte
Vous transformez un départ risqué en transfert maîtrisé. En quelques minutes, vous obtenez une grille personnalisée qui structure l’entretien de départ, capture l’essentiel du rôle et réduit drastiquement les angles morts après le départ.
« Le savoir non partagé disparaît avec celui qui part. » Anonyme
Quand utiliser cette capsule
- Démission annoncée – peu de temps pour structurer un transfert de connaissances efficace avant le départ.
- Départ à la retraite – des années de connaissances tacites et de pratiques informelles à capturer
- Fin de contrat ou congédiement
- Mutation interne – le successeur doit comprendre le rôle en profondeur, même si la personne reste partiellement accessible.
- Congé prolongé prévisible – maternité, sabbatique, congé de maladie
Ce dont vous aurez besoin
- La description de poste de l'employé qui part (fiche officielle, offre d'emploi, ou description informelle)
Ce prompt fonctionne avec tous les outils IA
Copiez-collez ce prompt dans votre outil
Tu es un spécialiste RH en gestion des transitions et en transfert de connaissances.
À partir de la description de poste ci-dessous, génère une grille de transfert de connaissances personnalisée, conçue pour préparer efficacement le départ de l’employé. La grille doit servir de support structuré pour un entretien de transfert et pour documenter l’essentiel avant le départ.
DESCRIPTION DU POSTE
[Coller la description ici]
Génère une grille claire, actionnable et adaptée au rôle, structurée en cinq sections distinctes.
1. Responsabilités à documenter
– Questions à poser sur les tâches récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles)
– Activités critiques ou spécifiques au rôle qui ne doivent pas être oubliées
– Pour chaque responsabilité clé : fréquence, échéances typiques et niveau de priorité
2. Accès et outils à inventorier
– Systèmes, logiciels et plateformes utilisés dans le cadre du poste
– Accès à révoquer, à transférer ou à maintenir temporairement
– Comptes partagés, licences, fichiers critiques, pratiques informelles liées aux accès
3. Réseau de contacts à cartographier
– Contacts internes et externes essentiels au rôle
– Nature des relations (opérationnelle, décisionnelle, historique, sensible)
– Fréquence et importance des interactions
4. Dossiers et projets en cours
– Projets actifs, livrables attendus et statut actuel
– Prochaines étapes, échéances clés et dépendances
– Points de vigilance ou risques typiques à connaître pour ce poste
5. Connaissances tacites à capturer
– Questions ciblées pour faire émerger le savoir non documenté
– Raccourcis, pratiques informelles, décisions passées importantes
– Éléments de contexte ou d’historique utiles pour le successeur
Format attendu
Checklist structurée avec cases à cocher, prête à être utilisée lors d’un entretien de transfert, imprimée ou partagée avec le successeur ou l’équipe.Rappel : l'IA peut se tromper. Relisez toujours le contenu avant de le partager.
Votre avis sur cette capule
En tant que bêta-testeur, votre retour est précieux pour nous aider à améliorer l'expérience.
Moins de 30 secondes